Paso 3: Crear un calendario con objetivos de aplicación
Una de las mayores lecciones que aprendimos fue la importancia de tener un calendario claro con objetivos específicos. Tras definir nuestra nueva estrategia, la dividimos en pasos concretos, como actualizar los planes de trabajo, reestructurar nuestro presupuesto y cambiar la imagen de los programas existentes.
Elaboramos un calendario detallado con los objetivos de aplicación y lo compartimos con nuestro consejo. En cada reunión mensual, hacíamos referencia a este calendario para hacer un seguimiento de los avances y garantizar la rendición de cuentas. Mantener el compromiso de todos fue clave para mantener el impulso a lo largo de los 10 meses que duró el proceso de implantación.
Consejo práctico: Un calendario no es sólo para uso interno: es una poderosa herramienta para mantener la transparencia y garantizar que las partes interesadas sepan que se está avanzando.
Paso 4: Actualizar los planes de trabajo (la parte más difícil)
La actualización de nuestros planes de trabajo fue la parte más difícil del proceso de implantación de la estrategia de transformación. Basándonos en los datos y los comentarios que habíamos recibido de Main Street America, sabíamos que algunos de nuestros programas existentes no se ajustaban a nuestra nueva estrategia. Para solucionarlo, creamos una encuesta de evaluación de programas que puntuaba cada uno de nuestros eventos e iniciativas existentes en función de nuestras nuevas prioridades estratégicas.
Tras revisar los resultados de la encuesta con nuestro consejo, tomamos decisiones difíciles. Hubo que suprimir algunos programas muy queridos, mientras que otros se reestructuraron o se traspasaron a otras organizaciones. Aunque estos cambios eran necesarios, no fueron fáciles. Encontramos resistencia, especialmente por parte de aquellos que tenían inversiones emocionales o financieras en ciertos eventos.
Para superar esta resistencia, nos centramos en una comunicación transparente y compartimos los datos que nos llevaron a tomar nuestras decisiones. Una comunicación clara y basada en datos ayudó a mitigar la reacción y nos mantuvo centrados en el objetivo general: aplicar una estrategia que sirviera a toda la comunidad.
Consejo práctico: Prepárese para la resistencia, pero manténgase firme en sus decisiones basadas en datos. Asegúrese de comunicar con claridad y de implicar a las partes interesadas en el proceso de evaluación para aumentar la aceptación de los cambios.
Paso 5: Adaptar el presupuesto a la nueva estrategia
Aplicar una estrategia de transformación no consiste sólo en actualizar los planes de trabajo, sino que también exige replantearse el enfoque financiero. Una vez establecido nuestro nuevo plan de trabajo, nos enfrentamos al reto de ajustar nuestro presupuesto para respaldarlo. Esto fue especialmente difícil porque algunos de los programas que recortamos habían sido importantes generadores de ingresos para nuestra organización.
Trabajamos con creatividad para encontrar fuentes de financiación alternativas y cambiamos la imagen de algunos actos para que encajaran en nuestros nuevos objetivos estratégicos, manteniendo al mismo tiempo su viabilidad financiera. Por ejemplo, se modificaron algunos actos para adaptarlos mejor a nuestra misión, y buscamos nuevas oportunidades de patrocinio para los que se mantuvieron. Esta remodelación del presupuesto y de los actos fue esencial para garantizar que nuestra nueva estrategia fuera viable y sostenible desde el punto de vista financiero.
Consejo práctico: Cuando actualice sus planes de trabajo, asegúrese de que su presupuesto se ajusta a su nueva estrategia. Prepárese para recortar o renombrar los eventos que generen ingresos si ya no se ajustan a sus objetivos, pero también sea proactivo a la hora de identificar nuevas fuentes de financiación para cubrir posibles carencias.