Cómo navegar con éxito por el proceso de estrategia de transformación | Main Street America
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Emporia, Kansas © Emporia Main Street

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Muelles y cobertizos para embarcaciones en el paseo marítimo de Gig Harbor

El paseo marítimo de Gig Harbor desempeña un papel central en su estrategia de transformación. © Sarah Montgomery

Embarcarse en una estrategia de transformación para su organización puede ser un proceso emocionante pero desalentador. Requiere la combinación adecuada de visión, compromiso con la comunidad y ejecución práctica para lograr un éxito sostenible. En 2024, Gig Harbor Waterfront Alliance comenzó este viaje asociándose con Washington Main Street y Main Street America para desarrollar nuestra nueva estrategia de transformación: un paseo marítimo activo para todos.

Pasamos por un proceso exhaustivo de encuestas, grupos de discusión y análisis demográfico para determinar la nueva dirección de nuestro distrito. Tras diez meses de duro trabajo, pusimos en marcha esta estrategia, superamos los retos y reestructuramos nuestra organización para alcanzar el éxito. En este blog, explicaré los pasos que dimos, los obstáculos a los que nos enfrentamos y las lecciones que aprendimos, que espero ayuden a que este proceso sea más fácil y menos desalentador para otras comunidades.

Paso 1: Garantizar la participación de la Junta Directiva y los comités

El primer paso en cualquier proceso de transformación es asegurarse de que el consejo de administración y los comités están totalmente de acuerdo. Durante la fase de identificación de la estrategia, implicamos activamente a estas partes interesadas incluyéndolas en encuestas, grupos de discusión y debates estratégicos. A pesar de esta participación temprana, descubrimos que algunos miembros seguían dudando cuando llegó el momento de aplicar el plan.

Para superar este reto, iniciamos reuniones individuales con estas personas atípicas para abordar sus preocupaciones y atraerlas a bordo. Durante estas conversaciones, era esencial escuchar, comprometerse y comunicar los beneficios potenciales de la transformación. Enmarcamos la conversación en una perspectiva más amplia: cómo beneficiaría esta estrategia a la organización y a la comunidad. Estas conversaciones a medida nos permitieron alinear la visión de todos y conseguir la aceptación necesaria.

Consejo práctico: Tómese su tiempo para comprender las preocupaciones de aquellos que pueden no estar totalmente de acuerdo. Dialogar con ellos individualmente puede ayudar mucho a garantizar un apoyo unificado a la estrategia de transformación.

Paso 2: Crear y compartir un resumen ejecutivo

Una vez conseguida la aceptación interna, teníamos que hacerla extensiva a las partes interesadas externas. Elaboramos un resumen ejecutivo que describía nuestra nueva estrategia de transformación. Este documento servía de resumen conciso de la investigación, las prioridades estratégicas y los resultados esperados.

Compartimos este resumen con las principales partes interesadas, como el ayuntamiento, empresas locales, patrocinadores, donantes y socios comunitarios. Este paso fue vital para crear conciencia y recabar más apoyo. El proceso de transformación no solo afecta al equipo interno, sino a toda la comunidad.

Consejo práctico: Elaborar un resumen ejecutivo ayuda a clarificar su estrategia y garantiza que las principales partes interesadas comprendan sus objetivos y puedan ofrecer su apoyo. Asegúrate de que este documento se difunde ampliamente.

Jackie Swihart se dirige a las mesas llenas de participantes durante un taller

Jackie Swihart trabajó con Gig Harbor Waterfront Alliance para desarrollar su nueva estrategia de transformación. Gig Harbor Waterfront Alliance

Paso 3: Crear un calendario con objetivos de aplicación

Una de las mayores lecciones que aprendimos fue la importancia de tener un calendario claro con objetivos específicos. Tras definir nuestra nueva estrategia, la dividimos en pasos concretos, como actualizar los planes de trabajo, reestructurar nuestro presupuesto y cambiar la imagen de los programas existentes.

Elaboramos un calendario detallado con los objetivos de aplicación y lo compartimos con nuestro consejo. En cada reunión mensual, hacíamos referencia a este calendario para hacer un seguimiento de los avances y garantizar la rendición de cuentas. Mantener el compromiso de todos fue clave para mantener el impulso a lo largo de los 10 meses que duró el proceso de implantación.

Consejo práctico: Un calendario no es sólo para uso interno: es una poderosa herramienta para mantener la transparencia y garantizar que las partes interesadas sepan que se está avanzando.

Paso 4: Actualizar los planes de trabajo (la parte más difícil)

La actualización de nuestros planes de trabajo fue la parte más difícil del proceso de implantación de la estrategia de transformación. Basándonos en los datos y los comentarios que habíamos recibido de Main Street America, sabíamos que algunos de nuestros programas existentes no se ajustaban a nuestra nueva estrategia. Para solucionarlo, creamos una encuesta de evaluación de programas que puntuaba cada uno de nuestros eventos e iniciativas existentes en función de nuestras nuevas prioridades estratégicas.

Tras revisar los resultados de la encuesta con nuestro consejo, tomamos decisiones difíciles. Hubo que suprimir algunos programas muy queridos, mientras que otros se reestructuraron o se traspasaron a otras organizaciones. Aunque estos cambios eran necesarios, no fueron fáciles. Encontramos resistencia, especialmente por parte de aquellos que tenían inversiones emocionales o financieras en ciertos eventos.
Para superar esta resistencia, nos centramos en una comunicación transparente y compartimos los datos que nos llevaron a tomar nuestras decisiones. Una comunicación clara y basada en datos ayudó a mitigar la reacción y nos mantuvo centrados en el objetivo general: aplicar una estrategia que sirviera a toda la comunidad.

Consejo práctico: Prepárese para la resistencia, pero manténgase firme en sus decisiones basadas en datos. Asegúrese de comunicar con claridad y de implicar a las partes interesadas en el proceso de evaluación para aumentar la aceptación de los cambios.

Paso 5: Adaptar el presupuesto a la nueva estrategia

Aplicar una estrategia de transformación no consiste sólo en actualizar los planes de trabajo, sino que también exige replantearse el enfoque financiero. Una vez establecido nuestro nuevo plan de trabajo, nos enfrentamos al reto de ajustar nuestro presupuesto para respaldarlo. Esto fue especialmente difícil porque algunos de los programas que recortamos habían sido importantes generadores de ingresos para nuestra organización.

Trabajamos con creatividad para encontrar fuentes de financiación alternativas y cambiamos la imagen de algunos actos para que encajaran en nuestros nuevos objetivos estratégicos, manteniendo al mismo tiempo su viabilidad financiera. Por ejemplo, se modificaron algunos actos para adaptarlos mejor a nuestra misión, y buscamos nuevas oportunidades de patrocinio para los que se mantuvieron. Esta remodelación del presupuesto y de los actos fue esencial para garantizar que nuestra nueva estrategia fuera viable y sostenible desde el punto de vista financiero.

Consejo práctico: Cuando actualice sus planes de trabajo, asegúrese de que su presupuesto se ajusta a su nueva estrategia. Prepárese para recortar o renombrar los eventos que generen ingresos si ya no se ajustan a sus objetivos, pero también sea proactivo a la hora de identificar nuevas fuentes de financiación para cubrir posibles carencias.

Un grupo de personas sentadas en una mesa de conferencias durante una reunión

Poner a todo el mundo de acuerdo puede ser difícil, pero es crucial para el éxito de la aplicación de la estrategia de transformación. Gig Harbor Waterfront Alliance

El camino por recorrer

Navegar con éxito por el proceso de la estrategia de transformación requiere una mezcla de planificación cuidadosa, compromiso de las partes interesadas y creatividad financiera. En la Gig Harbor Waterfront Alliance aprendimos que la clave del éxito reside en una comunicación clara, en conseguir la participación de las partes interesadas internas y externas y en mantener la atención en el objetivo general de beneficiar a la comunidad.

Siguiendo estos pasos, su comunidad puede desarrollar y aplicar una estrategia de transformación que se alinee con su misión y su visión, al tiempo que supera los inevitables retos del camino. Recuerde: el cambio es duro, pero también es necesario para crecer. Al embarcarse en su propio viaje de transformación, no pierda de vista el objetivo y no tema tomar las decisiones difíciles necesarias para garantizar un futuro sostenible.